Отпуска: нормативное регулирование, алгоритмы расчета, учет остатков

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.36

Согласно трудового законодательства, общее понятие отпуска — это одна из разновидностей времени отдыха, которое официально трудоустроенный работник использует по своему усмотрению (ст. 107. Трудового Кодекса РФ).

В зависимости от целей предоставления, отпуска могут различаться по видам. Всем сотрудникам, официально оформленным по трудовому договору, гарантируется Ежегодный основной оплачиваемый отпуск с сохранением места работы и среднего заработка (ст. 114, 116 ТК РФ). Минимальная продолжительность такого отпуска — 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).

Исполнителям по договорам ГПХ отпуск не предоставляется. Отдыхать можно только за свой счет или по предварительной договоренности, если это прописано в условиях договора.

Продолжительность всех отпусков считается в календарных днях (есть исключения) (ст. 120 ТК РФ):

• временные (до 2 месяцев) — 2 рабочих дня отпуска за месяц работы (ст. 291 ТК РФ);

• сезонный (до 6 месяцев) — 2 рабочих дня отпуска за месяц работы (ст. 295 ТК РФ);

• совместители — на общих основаниях, одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);

• надомные работники — на общих основаниях.

Если время отпуска приходится на нерабочие праздничные дни (например, 12 июня и другие государственные праздники), то такой день продлевает отпуск, но не подлежит оплате.

Допускается разделение общего периода отпуска на части по соглашению сторон, но хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Право на основной отпуск возникает у сотрудника через 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ).

До истечения 6 месяцев по заявлению сотрудника отпуск должен быть предоставлен:

• женщинам перед декретом или сразу после него;

• сотрудникам до 18 лет;

• усыновителям ребенка до 3 месяцев и др.

Для различных категорий работников может быть установлена разная величина ежегодного оплачиваемого отпуска (см. таблицу):

Очередность предоставления ежегодных отпусков осуществляется по графику. График отпусков представляет собой локальный документ хозяйствующего субъекта, утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). График отпусков включает всех сотрудников, работающих в организации на дату утверждения графика, а также работников, которые приступят к работе с 1 января нового календарного года, и работники, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

         Ежегодный отпуск обязаны продлить или перенести, если сотрудник во время отпуска:

• по причине временной нетрудоспособности;

• выполнение гос. обязанностей (военные сборы, присяга и др.).

Если отпуск сотрудника в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы, то допускается перенос такого отпуска относительно составленного графика, однако необходимо письменное согласие работника. Аналогично отозвать сотрудника из его отпуска возможно только с его согласия.

Кроме того, работодатель вправе самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Порядок и условия предоставления таких отпусков устанавливаются на локальном уровне в каждой организации — в коллективном договоре или ином нормативном акте.

Например, возможны следующие виды дополнительных оплачиваемых отпусков (см. таблицу):

К отдельной категории относится учебный отпуск — это время для сотрудников, которые совмещают работу и получение образования по заочной или очно-заочной форме (ст. 173 ТК РФ).

Основание для предоставления отпуска — справка-вызов по утвержденной форме (Приказ Минобрнауки РФ от 19.12.2013 №1368).

Оплате подлежат все календарные дни по справке-вызову, включая праздничные (ст. 173, 174 ТК РФ). Учебный отпуск не подлежит продлению в связи с болезнью.

Также в трудовом законодательстве есть понятие отпуска без сохранения оплаты (ст. 128 ТК РФ). Такой отпуск будет уменьшать количество фактически отработанных дней и полученную оплату труда. Отпуск предоставляется по письменному заявлению работника и произвольной продолжительностью.

Дни отпуска за свой счет суммарной продолжительностью до 14 дней в течение рабочего года включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Периоды свыше этого лимита в стаж не входят, и рабочий год сдвигается на число дней.

Например, сотрудник принят на работу 15 января 2025 года. Рабочим годом для расчета права на отпуск будет признаваться период 15 января 2025 по 14 января 2026 года. В течение этого года сотрудник оформлял отпуск без сохранения оплаты на 20 календарных дней (с 1 по 20 августа).

Из этих 20 дней только 14 будут включаться в стаж. Остальные 6 дней (20 — 14) будут сдвигать дату начала рабочего года. Необходимо к исходной дате окончания периода (14 января 2026) прибавить 6 дней. Таким образом, новый рабочий период будет начинаться 20 января 2026 и продолжится до 19 января 2027 года.

Аналогично производится сдвиг периода при уходе в отпуск по уходу за ребенком.

Сотрудница принята на работу 15.05.2025, сразу после отпуска по беременности и родам ушла в отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет с 01.11.2026 по 30.11.2028. С 01.12.2028 она вышла на работу.

Произведем расчеты. Первый рабочий год сотрудницы для отпуска начался 15.05.2025, а закончился 14.05.2026.

Второй её рабочий год начался с 15.05.2026. Он закончился бы 14.05.2027, но наша сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет с 01.11.2026 по 30.11.2028. Поэтому весь этот период следует исключить из рабочего года сотрудницы, а значит надо исключить:

• за период с 01.11.2026 по 31.12.2026 - 61 календарный день (30 в ноябре + 31 в декабре);

• за период с 01.01.2027 по 31.12.2027 - 365 календарных дней;

• за период с 01.01.2028 по 30.11.2028 - 335 календарных дней.

Всего следует исключить из второго рабочего года сотрудницы для отпуска 761 (61 + 365 + 335) календарный день, увеличив его продолжительность. Для того, чтобы определить дату окончания её второго рабочего года, необходимо к дате его первоначального окончания (14.05.2026) прибавить исключаемые дни (761 календарный день) и получится, что второй рабочий год для отпуска у сотрудницы закончится только 14.06.2028.

         Расчет заработанных дней отпуска производится по формуле:

Например, основной ежегодный отпуск составляет 28 календарных дней. Количество месяцев рабочего года — 12. Следовательно, сотрудник «зарабатывает» за каждый полный отработанный месяц 2,33 дня (28 / 12).

Настройки ведения отпусков в программе 1С Зарплата и управление персоналом.

Отражение минимально гарантированных законодательством основного ежегодного отпуска уже включено в минимальную поставку конфигурации и не подлежит дополнительной активации.

Для настройки возможности отражения дополнительных видов отпусков следует перейти в раздел «Настройка» → настройки расчета зарплаты → гиперссылка «Настройка состава начислений и удержаний». И на закладке «Отпуска» отметить необходимые виды флажками.

Чтобы включить учет дополнительного отпуска за вредность, необходимо в этом же окне настроек перейти на закладку «Прочие начисления» и установить флажок «Надбавка за вредность».

Чтобы включить возможность регистрации северного отпуска или отпуска на территориях с особыми условиями, необходимо указать соответствующие настройки в реквизитах организации, подразделения или территории.

Раздел «Настройка» → Подразделения.

Раздел «Настройка» → Предприятие → Территории. При этом в настройках организации на закладке «Учетная политика и другие настройки» - включить флажок «Использовать обособленные территории».

Используемые в программе виды отпусков хранятся в одноименном справочнике «Виды отпусков» (раздел «Настройка» → Предприятие).

Кроме того, у пользователя имеется возможность самостоятельно создавать и настраивать собственные виды отпусков, утвержденные локальными нормативными актами (например, дополнительный отпуск за стаж и др.).

Порядок назначения прав на отпуск.

Право на тот или иной вид отпуска и количество его дней возможно назначить в программе:

• индивидуально для каждого сотрудника в кадровых документах при приеме на работу и кадровом переводе (имеет высший приоритет);

• в позиции штатного расписания (если условия отпуска одинаковы для большого множества сотрудников);

• через карточку должности (например, для отпуска за вредные условия);

• через территориальные условия (для МКС и РКС);

• в карточке физического лица (пострадавшим на ЧАЭС);

• через документы ввода остатков отпусков, начальной штатной расстановки.     

Документальное оформление отпусков в программе 1С Зарплата и управление персоналом.

На начальном этапе следует ввести остатки по неиспользованным дням отпуска. Сделать это возможно при помощи документов «Начальная штатная расстановка» - в случае, если учет в программе ранее не велся, или документа «Остатки отпусков»

Раздел «Главное» → группа См. также → Данные на начало эксплуатации.

Раздел «Главное» → Остатки отпусков

Если документа в разделе не окажется, его можно добавить через настройки навигации («шестеренки»).

Для планирования отпусков сотрудников в программе реализован документ «График отпусков» (раздел «Кадры» → Графики, переносы отпусков → Создать → График отпусков).

Из документа также доступна печатная форма графика отпусков Т-7 согласно Постановления Госкомстата от 05.01.2007 №1.

В программе имеется возможность регистрации переноса периода предоставления отпуска относительно составленного графика. Сделать это можно при помощи документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» → Графики, переносы отпусков).

Регистрация отпуска как отсутствия производится одноименным документом «Отпуск» (раздел «Кадры» или «Зарплата» → Отпуска).

Основные возможности документа:

• документом можно зарегистрировать как основной, так и дополнительный отпуск, или два отпуска вместе (дополнительный присоединен к основному);

• возможно зарегистрировать отпуск без сохранения оплаты;

• возможность зарегистрировать денежную компенсацию отпуска;

• рассчитать зарплату вместе с расчетом отпуска в рамках;

• формировать печатные формы кадровых документов (Приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6, Записка — расчет по форме Т-60).

Документ «Отпуск сотрудников» предназначен для формирования группового приказа на нескольких сотрудников произвольной группировки, периода и видов отпусков, отсутствие в учете времени не регистрирует (раздел «Кадры» или «Зарплата» → Отпуска → Создать).

Документ предназначен лишь оформления печатной формы группового приказа. Также возможно подготовить данные для персональных документов отпусков.